كيف يعمل Hysaab. من المستند إلى فترة مقفلة.

فاتورة مورد، أو إيصال، أو إشعار دائن، أو كشف حساب بنكي، أو عقد، أو إشعار استلام بضاعة. أرسله عبر واتساب، أو أعد توجيهه بالبريد الإلكتروني، أو ارفعه مباشرة. مورّدوك لا يتبعون نظام أرشفتك، ولا حاجة بهم إلى ذلك.

يُصنَّف المستند وتُقرأ حقول ترويسته: المورد، والرقم، والتاريخ، والمبالغ، ورقم التسجيل الضريبي. يُخزَّن مرة واحدة ويُربط بكل ما يمسّه لاحقًا: الفاتورة، والقيد، والمطابقة البنكية.

وإذا وصلت الفاتورة نفسها مرتين، عبر قناة ثانية أو من مرسل ثانٍ، تُكتشف النسخة وتُحتجز. لا تصل إلى دفتر الأستاذ، ولا تصل إلى دفعة سداد.

ينظر Hysaab في كيف رحّلت لهذا المورد من قبل ويقترح الحساب نفسه، مع درجة ثقته والسجل الذي بُني عليه الاقتراح معروضَين بجانبه. والفاتورة التي تتجاوز حد الرسملة الذي حددته تُقترح أصلًا لا مصروفًا.

تُختبر كل فاتورة وفق معايير الفاتورة الضريبية في الإمارات: رقم التسجيل الضريبي للمورد، وعبارة «فاتورة ضريبية»، والتاريخ، والوصف، والمبالغ. وإذا أخفق معيار، تُحتجز ضريبة المدخلات. ترى أي قاعدة أخفقت، والمبلغ المحتجز، والعلاج المعتاد، وهو نسخة مصحّحة من المورد.

ترميز دون بوابة الثقة، أو فاتورة أخفقت في الاختبار الضريبي، أو فرق بلا تفسير واضح، أو شطب. يصل كل منها قرارًا مع سببه وأدلته وما يكفي من التفاصيل للتصرف. والهدف قائمة قصيرة.

العمل الذي يجتاز قواعد الموافقة لديك يُرحَّل إلى النظام المحاسبي الذي تستخدمه بالفعل. ويحتفظ كل قيد بمن رحّله، ومن أكّده، وبالتعليق الذي يشرح سبب وجوده، والمستندات التي تقف خلفه.

وإعادة التصنيف تسجّل من أعطى التعليمة ومن أكّدها. والخطأ يُعكس بقيد مرآتي له سببه الخاص. ولا يُحذف شيء.

تصل كشوف الحساب عبر التغذية البنكية أو الرفع. تُراجع الحسابات والرصيد الافتتاحي أولًا، ثم يُطابَق كل سطر: مدفوعات الموردين مع الفواتير، ومقبوضات العملاء مع فواتيرهم. وما تعذّرت مطابقته يُدرج بتفاصيله ويُحمل على قائمة تحقق الإقفال. تحصل على العدد، لا على علامة خضراء تخفي الفجوات.

تعرض لوحة الإقفال ما أنجزه Hysaab، وما لا يزال مفتوحًا، وما يحتاج إلى شخص. وحين لا تصل فاتورة مورد متوقعة، يُقترح استحقاق مع أساسه لتوافق عليه. ويُعدّ الإهلاك، وتحرير المصروفات المدفوعة مقدمًا، ومخصص مكافأة نهاية الخدمة، قيودًا مصنّفة.

وتُراجع الحركات مقارنة بالشهر السابق حسابًا حسابًا. ما كان ضمن حدك يُعلَّم في موضعه؛ والباقي يُشرح حيث تدعم الدفاتر تفسيرًا، أو يأتيك سؤالًا.

حين تكون البوابات خالية، تقفل الفترة وتغلقها. الزر لك أنت. ثم يسري القفل على الجميع، بما في ذلك Hysaab، فيبقى الربع الذي أبلغت عنه كما أبلغت عنه.

نساعدك على وصل Hysaab بالنظام المحاسبي الذي تستخدمه بالفعل: Xero أو Zoho Books أو QuickBooks أو Odoo أو Wafeq أو ERPNext. يُنقل دليل حساباتك، ويمنح سجل ترحيلاتك الترميزَ سياقه.

لا نظام محاسبي بعد؟ أخبرنا. يستطيع Hysaab مسك الدفاتر حتى تكون مستعدًا لاختيار واحد. وتفاصيل كل نظام في صفحة التكاملات.

يبدأ كل ربط في وضع المراقبة، حيث يقرأ Hysaab ولا يكتب شيئًا. ثم تنقله أنت إلى الاقتراح، حيث تنتظر التصحيحات موافقتك مسوداتٍ، أو إلى التنفيذ، حيث تُرحَّل القيود الروتينية مباشرة. وسلّم الثقة يشرح كل درجة.